On utilise souvent le terme de système de gestion bénévole pour désigner une série de documents conçus « en cascade » qui ont pour but de poser le cadre et les limites du bénévolat au sein d’une organisation donnée.

Il est essentiel que chacun de ces documents soit pensés en lien avec les réalités des pratiques (chaque type de bénévolat doit être réfléchi dans ses spécificités), en accord avec la philosophie et la culture de l’organisation, et articulés entre eux. Ces document constituent ainsi un puissant relai de la vision de l’organisation, ils renforcent les engagements et les motivations, et ils protègent les différent.e.s collaborateur.rice.s professionnel.le.s ou bénévoles.

Très classiquement, voici ce que peut être cette cascade de documents :

• Une charte d’organisation (charte institutionnelle, charte de l’association, manifeste,…)
  • C’est le « toit de la maison », qui concerne l’entier de l’organisation, autant les professionnel.le.s que les bénévoles,
  • Précise les missions et valeurs de l’organisation, pose des éléments de sens, affirme la culture et la philosophie de l’organisation.
  • C’est un document d’adhésion au projet de l’organisation

• Une charte des bénévoles
  • Qui précise comment les bénévoles s’insèrent au sein de l’organisation, leurs droits, devoirs et les limites de leur engagement
  • Sa rédaction peut s’appuyer sur les Règles d’Or du bénévolat en précisant leur application au sein de l’organisation
  • Permet notamment de réfléchir l’articulation entre le travail des éventuel.le.s professionnel.le.s et celui des bénévoles
  • Précise ce à quoi s’engage l’organisation

• Elle peut être complété par un catalogue des types d’engagements bénévoles possibles au sein de l’organisation, des check-lists ou cahier de tâches que doivent effectuer les bénévoles dans le cadre de leur engagement, des documents de précautions ou de recommandations de certains enjeux spécifiques liés à l’activité…

• Des conventions d’engagement bénévole
  • Document qui lie officiellement l’individu à l’organisation
  • Précise la nature de son engagement, le type d’activité bénévole choisi, la durée, fréquence et les modalités de cet engagement
  • Précise ce à quoi s’engage le.a bénévole, peut rappeler ce à quoi s’engage l’organisation

Vous avez besoin d’aide pour réfléchir le système de votre organisation, vous auriez besoin d’une relecture ou d’un avis extérieur, n’hésitez pas à nous contacter.

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